Als Coördinator Hospitality ben je verantwoordelijk voor de ontvangst, begeleiding en beleving van artiesten, sponsors, partners, genodigden en andere belangrijke gasten van KID Rock. Je zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en dat alle praktische afspraken rond ontvangst en begeleiding correct worden opgevolgd.

Je bent een belangrijke schakel tussen de organisatie en onze gasten en zorgt ervoor dat zij zich van aankomst tot vertrek goed begeleid voelen.

 

Jouw verantwoordelijkheden

• Uitwerken en coördineren van het hospitalitybeleid van KID Rock.

• Opstellen en opvolgen van een duidelijke hospitalityplanning.

• Ontvangen en begeleiden van artiesten, sponsors, partners, genodigden en andere gasten.

• Fungeren als aanspreekpunt voor belangrijke gasten tijdens het festival.

• Voorbereiden van ontvangst en begeleiding van artiesten en hun entourage.

• Opvolgen van praktische afspraken rond:

  • aankomst en parking

  • onthaal en registratie

  • backstage toegang

  • catering en drank

  • artiesten- en partnerruimtes

  • rust- en wachtruimtes

  • eventuele overnachtingen

  • vertrek en vervoer

• Coördineren van backstage- en hospitalityruimtes.

• Zorgen dat artiesten en hun entourage tijdig de juiste informatie ontvangen.

• Opvolgen van hospitality-afspraken met boekingskantoren, managers en andere vertegenwoordigers.

• Organiseren van ontvangst voor sponsors, partners en genodigden.

• Voorbereiden van eventuele VIP- of partnerformules.

• Opstellen van gastenlijsten, accreditaties en toegangsbadges.

• Zorgen dat de juiste personen toegang hebben tot de juiste zones.

• Voorzien van eventuele hospitalitypakketten, attenties of welkomstgeschenken.

• Meedenken over originele manieren om sponsors, partners en gasten extra in de watten te leggen.

• Samenwerken met productie, entertainment, sponsoring, communicatie en veiligheid.

• Aansturen en briefen van medewerkers of vrijwilligers die helpen bij hospitality.

• Tijdens het festival problemen of onverwachte situaties snel en discreet oplossen.

• Na het festival feedback verzamelen en verbeterpunten formuleren.

 

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die:

• sociaal en gastvrij is.

• gemakkelijk contacten legt met verschillende soorten mensen.

• communicatief sterk is en professioneel kan omgaan met gasten.

• organisatorisch sterk is en graag het overzicht bewaart.

• discreet en betrouwbaar is.

• flexibel is en snel kan schakelen.

• stressbestendig is wanneer verschillende zaken tegelijk gebeuren.

• zelfstandig kan werken, maar ook graag samenwerkt.

• oog heeft voor detail en graag nét dat beetje extra doet.

• representatief en professioneel kan optreden namens KID Rock.

 

Ervaring & kennis

Ervaring binnen festivals, evenementen, artiestenbegeleiding, VIP-ontvangst of hospitality is mooi meegenomen, maar niet noodzakelijk. Vooral je sociale vaardigheden, organisatietalent en gastvrije ingesteldheid zijn voor ons belangrijk.

Kennis van accreditatiesystemen, gastenregistratie of eventorganisatie is mooi meegenomen.

 

Binnen KID Rock

Je bent niet gewoon degene die "de artiesten ontvangt". Je bent mee verantwoordelijk voor hoe onze belangrijkste gasten KID Rock ervaren.

Een artiest die na een lange verplaatsing aankomt, een sponsor die het festival bezoekt of een partner die voor het eerst achter de schermen komt: jij zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij of zij terechtkan en zich welkom voelt.

Je houdt het overzicht over de verschillende gasten en zorgt ervoor dat afspraken tussen artiesten, productie, sponsoring en organisatie goed op elkaar aansluiten.

Achter de schermen zorg jij voor rust en structuur, zodat onze gasten zich kunnen focussen op wat voor hen belangrijk is. Je bent daarbij vaak het eerste aanspreekpunt en soms ook degene die op het laatste moment een oplossing moet vinden.

Samen met het team zorg je ervoor dat KID Rock niet alleen een geweldig festival is voor onze bezoekers, maar ook een professionele en warme ervaring voor iedereen die eraan meewerkt.

 

Wat bieden we?

• Een veelzijdige rol binnen een groeiend familie-event.

• Veel ruimte voor eigen ideeën en initiatief.

• De mogelijkheid om mee de hospitality-ervaring van KID Rock vorm te geven.

• Veel contacten met artiesten, sponsors, partners en andere interessante mensen.

• Een dynamische functie waarin geen festivaldag hetzelfde is.

• De kans om ervaring op te doen in eventorganisatie en hospitality.

• Een enthousiast team en een jonge, dynamische werking.

• Een functie waarbij jouw inzet vaak achter de schermen gebeurt, maar een grote impact heeft op de totaalervaring.

• Een enorm leuke groep mensen waarmee je samenwerkt aan het leukste festival.